Documentation Moodle 4.1 : partage et co-rédaction avec DOKIEL, un outil dédié
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Comment tout a commencé
un outil commun aux établissements de l'enseignement supérieur
Dokiel
un outil dédié à la création de documentation technique et logicielle de la suite éditoriale Scenari commun à plusieurs établissements de l'enseignement supérieur (proposé dans le SILL).
Constat : plusieurs établissements utilisent Dokiel pour faire la même documentation et la maintenir à jour au fil des montées de versions de Moodle.
Idée à l'occasion de la sortie d'une évolution majeure vers Moodle 4.0 (avril 2022) : pourquoi ne pas mutualiser ?
Appel à collaboration via différents canaux : la lettre d'information de l'association Scenari ; ANSTIA, Moodle Moot 2022 ou prise de contact en direct
Et une envie commune de partage dans plusieurs institutions :-)
Et déja des échanges entre établissements
Scenari
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Le code source des applications Scenari est mis à disposition sous les 4 licences libres suivantes : MPL 1.1 ; GPL 2.0 ; LGPL 2.1 ; CeCILL 2.0.
Complément
Possibilité de créer des formations basées sur de la documentation technique ou logicielle : 4 types d'activités pédagogiques peuvent être alors proposées aux apprenants :
Apport théorique
Démonstration
Exercice dirigé
Exercice interactif
Publications
Présentielle :
Diaporama (HTML)
Livret apprenant (PDF)
Livret formateur, enrichi de notes (PDF)
Distancielle :
Module e-learning (HTML)
Module e-learning (SCORM)
Intérêts ?
Guide d'écriture pour une édition structurée.
Publication en plusieurs formats accessibles aux personnes en situation de handicap.
Conception de ressources complexes.
Pas de ré-écriture ni copier-coller.
Homogénéisation des publications.
Plusieurs versions d'un même module grâce à un système de filtres.
Pérennité des contenus (structure XML).
Installation en local ou sur un serveur :
En local :
application installée sur sa propre machine
pas besoin d'internet pour travailler
Sur serveur :
données en sécurité sur un disque nuagique
possibilité de travailler à plusieurs
Challenge : mutualiser tout en gardant les spécificités de chacun
Mutualiser mais comment ? 
Pour garantir une cohérence et répondre aux besoin de personnalisation :
du vocabulaire (par exemple étudiant/auditeur/élève/...)
des captures d'écran différentes selon les chartes des établissements
Mars 2022 : création d'un groupe de travail avec étude de faisabilité
Avril 2022 : validation du projet qui sera hébergé sur un serveur de l'université de Lille
Novembre 23 : migration vers serveur ESUP
Février 24 : l'ENM (école nationale de la magistrature) Bordeaux rejoint le groupe
Mai 24 : livraison de la première version standard du guide
Première étape importante : le cadre et les objectifs
Apprendre à se connaître
Définir les attentes et spécificités de chacun·e
Comment adapter à chacun ?
Contrainte : adaptation du vocabulaire
Solution : les variables
Contrainte : adaptation des images (copies d'écran contenant des éléments de charte graphique)
Solution : les ateliers dérivés et une organisation de l'atelier adaptée (un seul dossier image)
Le principe des ateliers dérivés pour chaque établissement
Vue établissement du serveur : atelier maître et dérivé Le cnam
Exemple
Atelier maître
Atelier dérivé :
Comment travailler en groupe ?
Répartir le travail
Création de 5 sous groupes de travail pour valider les choix communs :
GT éditorial pour garantir la cohérence
GT Nommage
GT Variable
GT Licences
GT Menu activités
Et une répartition en sous-parties :1 institution qui rédige et 1 institution qui relit.
Comment garantir la cohérence ?
Grâce à :
la charte éditoriale
les règles de nommage
Une charte éditoriale :
Des règles :
Des préconisations rédactionnelles précisions au fil de l'année sur :
Savoir adapter et s'adapter
Contrainte antérieure à la version Dokiel 6 : limite du modèle pour créer des questions/réponses
Solution : détourner le modèle, mais selon une règle fixe en attendant une évolution du modèle finalement sortie en avril 2024
La version actuelle de Dokiel permet la création de FAQ, et répond donc à cette problématique.
La prochaine version du Guide exploitera cette récente possibilité ;
Habillage
Habillages propres à chaque établissement :
Scenari et fondé sur la séparation fond-forme :
Le rédacteur -> pas nécessairement un pro du design de site web.
L'auteur est libéré de cette tache. En outre,
Modèle Scenari Styler dédié à la conception d'habillages graphiques.
Exemple
Conclusion
Travailler en équipe : un casse-tête avec des solutions
placer le curseur entre beaucoup de précisions et faciliter l'appropriation -> importance des réunions d'étapes
accorder des avis différents dans un groupe -> projet ouvert à tout moment si tout ce qui a été validé avant n'est pas remis en question (au moins jusqu'à la V1)
accepter que tout ne soit pas rédigé « à sa façon »
avoir une utilisation similaire de Dokiel.
Pour des avantages
mise à jour facilitée (car mutualisée)
gain de temps sur le long terme
gain de temps pour les nouveaux arrivants
Ce chemin parcouru ensemble nous a permis de :
confronter des points de vues sur la rédaction de documentation
échanger sur l'accompagnement des utilisateurs Moodle
monter en compétence sur Scenari (dokiel, ateliers dérivés,..)
Exemple
Université de Strasbourg : usages de Dokiel pour la documentation des différentes directions
Complément
Découvrir Scenari, se former, échanger, rencontrer la communauté des utilisatrices et utilisateurs :
Merci de votre attention
Avez-vous des questions ?
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